7 Cara Manajemen File Efektif Efisien: Pengertian, Manfaat dan Sasaran

Faktasantuy - Materi manajemen file. Pada hari ini kita akan membahas ringkasan manajemen file. Nah jelaskan pengertian manajemen file? manfaat manajemen file, sasaran sistem file? tipe file dan cara manajemen file yang baik. Jadi yang disebut dengan manajemen file adalah? simak...

Pengertian Manajemen File

Pengertian manajemen file? File sistem sama halnya dengan manajemen file, manajemen file adalah suatu metode dan struktur data yang digunakan oleh sistem operasi untuk mengatur serta menorganisir file yang terdapat pada disk atau partisi disk. File management adalah sebagai disk atau partisi yang dipakai untuk menyimpan file-file dalam cara tertentu.

Wajib baca: Pengertian manajemen aset

Manfaat Manajemen File

Adapun beberapa manfaat manajemen file yaitu: dapat mengurangi resiko kehilangan file seperti terhapusnya file secara tidak sengaja, mempermudah dalam pencarian file tersimpan dimana saja dan tidak teraturnya letak file, menghemat kapasitas penyimpanan dengan cara melakukan penghapusan file yang tidak perlu. Untuk dapat manfaat dari manajemen file kalian harus dapat melakukan manajemen file dengan baik dan benar.

Wajib baca: Judul Skripsi Pendidikan Akuntansi

Sasaran Sistem File

Adapun beberapa sasaran sistem file untuk:

1. Memenuhi kebutuhan dari manajemen data bagi pengguna.
2. Menjamin data yang terdapat pada file ialah valid.
3. Optimasi kinerja.
4. Menyediakan dukungan input dan output bagi berbagai tipe perangkat penyimpanan.
5. Meminimalisir atau mengeliminasi potensi kehilangan data.
6. Menyediakan sekumpulan rutin interface input dan output.

Nah itulah sasaran sistem file.

Menyediakan dukungan masukan “input” dan keluaran “output” bagi banyak pemakai “user” di sistem multiuser.

Wajib baca: Contoh judul skripsi Administrasi Perkantoran dan Manajemen Bisnis

Fungsi Yang Diharapkan Dari Pengelolaan File

Adapun beberapa fungsi yang diharapkan dari pengelolaan file, yaitu sebagai berikut:

1. Mekanisme penggunaan file secara bersama.
2. Penciptaan, modifikasi dan penghapusan file.
3. Kemampuan men-beckup serta recovery untuk dapat mencegah kehilangan file sebab kecelakaan atau adanya upaya penghancuran file.
4. Pengguna bisa mengacu file dengan nama simbolik “Symbolic name” bukan menggunakan penamaan yang mengacu perangkat fisik.
5. Supaya pada lingkungan sensitif, informasi dapat tersimpan dengan aman dan rahasia.
6. Sistem file harus menyediakan interface user-friendly.

Arsitektur Pengelolaan File

Adapun beberapa pengelolaan file, yaitu sebagai berikut:

1. Sistem akses, yang berhubungan dengan bagaimana cara data yang disimpan pada file akses.
2. Manajemen file, yang berhubungan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file seperti penyimpanan, pengacuan, penggunaan bersama dan juga pengamanan.
3. Manajemen ruang penyimpanan yang berhubungan dengan alokasi ruang untuk file di peranglat penyimpan.
4. Mekanisme Integriras file yang berhubungan dengan jaminan informasi pada file yang tidak terkorupsi.

Tips File Yang Terdapat Pada Sistem Operasi

Terdapat beberapa tipe file pada sistem operasi, yaitu sebagai berikut:

1. File regular yang berisikan informasi yang terdiri dari file teks dan biner. Berisi baris-baris teks “txt”, lalu file biner eksekusi “exe” dan juga biner hasil dari program aplikasi. Struktur internal dari file biner eksekusi hanya diketahui oleh sistem operasi, sedangkan struktur internal dari file biner hasil program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi saja yang menggunakan file tersebut.
2. File folder berupa file yang dimiliki oleh sistem operasi, biasanya berisi informasi-informasi mengenai daftar file yang termasuk didalam folder tersebut.
3. File khusus berupa nama logic dari perangkat input dan perangkat output.

Data Pada Manajemen File Sebuah Perusahaan

Dalam manajemen file terdapat beberapa hal yang secara mutlak wajib ditata secara rapi, yaitu sebagai berikut:

1. Surat penerimaan barang
2. Surat pembayaran barang
3. Berkas surat hutang
4. Surat penjualan barang
5. Surat asuransi
6. Berkars surat pengiriman barang
7. Surat perjanjian, dan lain sebagainya

Adapun beberapa pemilik bisnis memilih untuk berkonsentrasi pada hal-hal krusial, seperti:

• Memastikan organisasinya telah menggunakan teknologi digital dengan baik.
• Memastikan perusahaannya berhenti ketergantungan pada dokumen fisik berupa kertas, sebab  memakan tempat, ribet dan perlu waktu dalam menata dan mencarinya.
• Memastikan pengelolaan manajemen file ini tertata rapi sehingga waktu tidak dihabiskan pada tugas – tugas operasional saja.

Cara Manajemen File yang Efektif

Terdapat beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, yaitu sebagai berikut cara manajemen file:

1. Membangun Sistem “Document Filing” serta Penamaannya

apabilan anggota selalu convert file secara manual, sebaiknya mulai manajemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Harus memastikan anggota tahu dimana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak perlu membuka satu-satu.

2. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus

Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu dibutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Dapat menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.

3. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan

File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Apabila menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:

• Security, ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.
• Keterbatasan, tidak semua tool gratis yang tersedia gratis seluruhnya. 
• Beberapa fitur mengharuskan untuk mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen.
• Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu

4. Menguasai Windows Explorer

Umumnya perusahaan menggunakan Windowsdisini letak permasalahannya, banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.

5. Simpan Data di Lokasi yang Sama Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file

Pengertian manajemen file yaitu mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Maka dari itu buatlah folder (baca: pengertian folder) spesifik yang memudahkan untuk menemukan file yang diinginkan. Dan jangan pernah mencampurnya.

6. Menggunakan Shortcuts Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi

dibandingkan harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.

7. Shared Document

Shared document ini dapat berupa Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya yang akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.

Nah itulah cara manajemen file.

Nah itulah artikel rangkuman manajemen file. Semoga materi manajemen file ini dapat menyelesaikan tugas sekolah kamu ya. Apabila kamu ingin bertanya mengenai manajemen file sistem operasi silakan ketik di kolom komentar dibawah. Baca juga: Judul Skripsi Pendidikan Ekonomi Konsentrasi Koperasi S1

Lain kali admin akan membuat manajemen file pada windows dan penjelasannya, ditunggu saja ya.

Pertanyaan manajemen file:

1. sebutkan manfaat manajemen file?

2. kegiatan yang bukan merupakan manajemen file adalah?

3. perangkat lunak yang digunakan untuk manajemen file adalah?