30+ Contoh Surat Niaga Pemesanan, Pengaduan, Pengiriman, Permintaan (Lengkap)

ilustrasi surat niaga

Faktasantuy - surat niaga adalah?. Pada hari ini kita akan membahas contoh surat niaga juga. Nah apa pengertian surat niaga? apa saja jenis surat niaga? apa saja macam macam surat niaga? Silakan teman-teman simak pengertian surat niaga berikut ini ya.

Baca juga: contoh surat edaran

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat atau ditulis guna kepentingan bisnis atau perdagangan yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga dapat pula disebut sebagai surat resmi yang pada umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa. Disebut pula dengan surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga bersifat secara intern, surat niaga dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya atau secara ekstern digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan atau badan usaha lain. Surat niaga sama halnya dengan surat dagang atau surat bisnis.

Baca juga: format surat cuti resmi untuk pns

Macam – Macam Surat Niaga

Adapun macam macam surat niaga, yaitu sebagai berikut jenis jenis surat surat niaga berikut:

1. Surat Perjanjian Jual dan Beli, berupa akta surat tertentu yang haur ditanda tangani dan harus dibuat secara sengaja, dan juga harus dipakai sesuai dengan keperluan apa surat tersebut dibuat.

2. Surat Perjanjiaan Sewa Menyewa, berupa surat yang dibuat oleh dua pihak, yaitu pihak penyewa dan pihak yang menyewakan. Memuat pernyataan tertulis terkait kesepakatan sewa menyewa yang disetujui kedua belah pihak dan ditandatangani oleh saksi-saksi. Surat perjanjian pada umumnya memuat identitas resmi kedua pihak yang hendak melakukan transaksi, mencantumkan pasal-pasal yang berisi hak, kewajiban, dan kesepakatan yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak yang melakukan transaksi. Bagian akhir terdiri dari cantuman tanda tangan dan nama terang pihak-pihak yang melakukan transaksi serta tanda tangan saksi-saksi yang menyaksikan perjanjian transaksi.

3. Surat Penawaraan, surat penawaran (offerte) merupakan surat yang dibuat penjual yang berisikan penawaran dan penginformasian barang dagangan ditujukan kepada calon pembeli baik atas permintaan calon pembeli maupun atas inisiatif penjual sendiri. Jika  surat ini dikirim berdasarkan surat permintaan penawaran dinamakan surat balasan dari permintaan penawaran. Surat penawaran ini kurang kuat kedudukannya karena surat penawaran yang dikirimkanakan dibandingkan dengan surat penawaaran dari perusahaan lainnya. Serta sebaliknya, jika surat penawaran yang dikirimkan itu tanpa adanya permintaan penawaran, dalam penyusunan surat lebih leluasa untuk mempromosikan barang yang ditawarkan. Penjual harus aktif menawarkan barang-barangnya agar lebih dikenal. Surat penawaran yang dibuat dengan inisiatif penjual biasanya digunakan untuk mempromosikan barang-barang baru.

4. Surat Permintaan Penawaraan, berasal dari calon pembeli kepada penjual ataupun peusahaan. Yang berisi meminta informasi mengenai barang yang diperlukan/ diinginkannya. Sesuai dengan surat permintaan penawaran, pihak penjal akan membalas permintaan tersebut dengan surat balasan permintaan penawaran dengan lampiran daftar harga, atau booklet sebagai bahan pertimbangan lain dengan maksud untuk mencari harga yang sesuai dnga kemanpuan keuangan dan keinginan calon pembeli. Bahasa surat harus tersusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjualan atau perusahaan mudah memahami dan mengerti mengenai kriterian barang yang mereka inginkan. Didalam surat permintaan penawaran yang resmi biasanya calon pembeli meminta keterangan-keterangan sebagai berikut:

• Berisikan mengenai nama, jenis, model, tipe, ukuran, kualitas, kemampuan ,dan harga barang.
• Cara pengiriman barang,
• Syarat pembayaran,
• Contoh barang,
• Pelayanan purnajual

1. Surat Niaga Pemesanan

Surat niaga pemesanan adalah surat yang ditulis calon pembeli yang ditujukan kepada pedagang, penjual, atau produsen dengan maksud untuk memesan barang yang diperlukan. Memiliki posisi yang kuat dalam komunikasi bisnis karena datangnya dari pembeli yang sudah pasti untuk transaksi jual beli. Surat ini dibuat dari inisiatif sendiri atau adanya penawaran dari penjual. Seorang pedagang atau penjual apabila telah menerima surat pesanan harus merespon dan menyelesaikannya dengan segera. Hal ini berkaitan degan syarat-syarat penawaran yang ditetapkan. Jadi, dalam membalas surat pesanan diperlukan kecepatan dan kejelasan, apakah pesanan dapat diterima atau tidak dapat dipenuhi.

Pokok-pokok isi surat pesanan meliputi hal-hal berikut.

1. Kriteria dari barang yang dipesan dengan jelas, seperti nama, jenis, merk, tipe, ukuran, kualitas, model dan warna barang yagn dipesan.
2. Syarat-syarat pembayaran dan penyerahan barang
3. Kesanggupan melakukan pembayaran
4. Cara pengiriman barang yang diinginkan
5. Batas waktu pengiriman barang pesanan.

2. Surat Niaga Pengaduaan

Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan kepada penjual mengenai ketidaksesuaian barang-barang yang dikirimkan pesanan disertakan dengan tuntutan penyelesaiannya. Apabila mengajukan tuntutan harus disebutkann  alasan-alasan yang kuat dan masuk akal. Jika tidak ada alasan yang kuat penjual tidak akan memenuhi tuntutan itu. Tuntutan yang diajukan dapat berupa ganti rugi dan langsung ditujuan kepada penjual. Namu apabila kerugian tersebut  terjadi dalam pengangkutan atau dalam gudang, maka tuntutan dapat dialihkan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Sebelum mengajukan tuntutan, sebaiknya pemesan harus meneliti secara seksama letak kekurangan atau kerusakan barang-barang pesanan tersebut disertai dengan bukti-bukti kuat. Dengan cara inilah, seorang pemesan dapat memperoleh kejelasan tentang siapa yang di tuntut dan mengganti kerugian atas barang pesanan itu guna menghindari terjadinya kesalahan yang lebih fatal. 

Agar tidak terjadi suatu pengalihan tuntutan dari satu pihak kepihaklain, maka didalam membuat surat klaim harus diperhatikan unsur-unsur, seperti: kuatnya alasan-alasan, menunjukan letak kekuarangan dan kerusakan, memilki bukti-bukti yang sah, disampaikan dengan tenang dan tetap menjaga etika bisnis serta tetap menunjang tinggi keadilan dan kebenaran. Jika telah jelas kepada siapa tuntutan tersebut ditujukan, selanjutnya dan mengajukan pengaduan dengan tuntutan dapat berupa:

1. Pembatalan terhadap pembelian barang,
2. permintaan akan penggantian barang dengan biaya ditanggung yang bersangkutan,
3. permintaan akan  ganti rugi sebesar kerugian yang diderita, serta
4. permintaan akan  potongan harga.

3. Surat Niaga Kuasa

Surat kuasa adalah sebuah surat yang berisi mengenai pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain. Pelimpahan wewenang dapat mewakili pihak yang memberi wewenang.

Penggolongan surat kuasa :

a. Surat kuasa formal

-cirinya : bermaterai (6000)

-contoh : surat kuasa usaha

b. Surat kuasa non formal

-tidak perlu memakai materai

-contoh: surat warisan, surat wasiat

Fungsi Surat Niaga

Adapun beberapa fungsi surat niaga, yaitu sebagai berikut:

1. Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjalanan.
2. Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
3. Sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
4. Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
5. Sebagai alat promosi.
6. Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
7. Sebagai bukti dari sejarah.

Syarat-syarat penulisan Surat yang Baik

Adapun syarat penulisan surat niaga yang baik, yaitu syarat-syarat membuat surat niaga yang baik sebagai berikut:

1. Ditulis menggunakan teknik penyusunan yang benar

1. bagian-bagian surat berurutan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat
2. pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi
3. ukuran kertasnya sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS, warna (putih, kuning, biru muda, dan merah jambu)
4. penggunaan bentuk surat (style) yang lazim

2. Isi surat ditulis secara ringkas, jelas, dan eksplisit 

sehingga penerima surat dapat memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang tepat pula.

3. Susunan bahasa disesuaikan dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat, dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan, dan komunikatif.

4. Faktor pendukung yaitu memahami

1. masalah yang akan dikemukakan
2. peraturan menegnai masalah tersebut
3. posisi dan juga bidang penulis surat dan penerima surat

Contoh Surat Niaga

1. Contoh surat niaga pemesanan barang

2. Contoh surat niaga penagihan

3. contoh surat niaga penawaran kerjasama

4. Contoh surat niaga permintaan penawaran

5. Contoh surat niaga pengiriman barang

6. Contoh surat niaga konfirmasi surat pesanan

7. Contoh surat niaga perjanjian jual beli

8. Contoh surat niaga pengaduan barang rusak

9. Contoh surat niaga permintaan daftar harga

10. Contoh surat niaga pengiriman barang

Nah itulah artikel pengertian surat niaga dan contoh surat niaga. Semoga dengan adanya contoh surat niaga ini dapat menyelesaikan tugas sekolah kamu ya. Apabila kamu ingin bertanya mengenai cara membuat surat niaga silakan ketik di kolom komentar dibawah. Baca juga: Contoh surat pengunduran diri kerja

Lain kali admin akan membuat perbedaan surat dinas dan surat niaga, ditunggu saja ya.

Soal:

1. buatlah contoh surat niaga?

2. sebutkan fungsi surat niaga

3. buatlah contoh surat niaga pemesanan barang?

4. contoh surat niaga permintaan penawaran